Tapahtumanjärjestäjän ohje

Jyväskylän Opiskelevat Partiolaiset – JOPA ry:n tapahtumat (JOPA-tapahtumat) ovat jopalaisten järjestämiä, partiohenkisiä tapahtumia, joita on mainostettu JOPA:n sähköpostilistalla ja joihin osallistuu vähintään kaksi jopalaista. Myös tapahtuma, jota jopalainen ei varsinaisesti järjestä voidaan laskea JOPA-tapahtumaksi, jos jopalainen järjestää siihen osallistumisen jopalaisille yhteisenä tapahtumana. Tällaisia ovat esimerkiksi partiotaitokilpailut.

JOPA-tapahtumassa on noudatettava yhdistyksen sääntöjä ja järjestyssääntöjä, tutustu siis niihin! Tässä lisäksi ohjeita ja neuvoja tapahtuman järjestäjille:

• Huomioi, että tapahtumaa ei tarvitse järjestää yksin! Kaveriporukalla tapahtumien järjestäminen on helpompaa ja hauskempaa.

• Jos haluaisit järjestää tietynlaista tapahtumaa tai sellaiseen osallistua, mutta et tiedä mistä aloittaa, ota yhteyttä hallituksen puheenjohtajistoon. Meiltä saat apua ja vinkkejä niin käytännön asioihin kuin suunnitteluunkin.

• Tapahtuman järjestäjä ilmoittaa tapahtumasta muille yhdistyksen jäsenille JOPAn sähköpostilistan sekä JOPAn facebook-sivun välityksellä ellei toisin sovita. Pienissä tapahtumissa tiedottamisen olisi hyvä tapahtua noin 1-2 viikkoa ennen tapahtumaa, suurissa aiemmin. Huomioi viimeiset ilmoittautumispäivät, mikäli niitä on! Kun tapahtumaan lähtijät ovat tiedossa, tiedotus jatkuu vain heille. Vältetään siis turhaa spämmäystä.

• Pienissä osallistumismaksullisissa tapahtumissa (kuten itsenäisyyspäivän juhla) on osallistuminen peruttava kolmea päivää ennen tapahtumaa ja suuremmissa (kuten vaellus) viikkoa ennen. Muuten ilmoittautunut on velvollinen maksamaan osallistumismaksunsa, ellei hänellä ole erikoisen pätevää syytä poisjääntiinsä.

Näiden kanssa kannattaa tapahtumanjärjestäjän olla tarkkana! Kukaan ei halua maksaa toisten, viime hetkellä pois jääneiden osallistumismaksuja. Mahdolliset perumisajat on hyvä ilmoittaa joko yleisessä tapahtumasta kertovassa viestissä tai vähintään tapahtumaan lähtijöille etukäteen, jotta ikäviltä väärinkäsityksiltä vältyttäisiin.

• JOPAlla on jonkin verran varusteita, kuten trangioita, telttoja ja muita tarpeita, käytettävänä tapahtumien järjestämiseen. JOPAn tapahtumat ovat varusteiden käytön suhteen etusijalla, mutta myös yksittäiset jopalaiset voivat lainata tavaroita partiohenkisiin tapahtumiin. Asiasta voi tiedustella enemmän varustevastaavalta tai tämän puuttuessa varapuheenjohtajalta.

• Tehtäessä suurempia rahallisia sitoumuksia ulkopuolisten kanssa (kuten vuokrattaessa autoa) on sopimuksen tekijällä oltava yhdistyksen nimenkirjoitusoikeus, jolloin taloudellinen vastuu on yhdistyksen eikä yksityisen henkilön. Nimenkirjoitusoikeudet ovat puheenjohtajalla ja kahdella muulla hallituksen jäsenellä. Tällaisissa tilanteissa tulee aina olla yhteydessä puheenjohtajaan.

• JOPAn tapahtumissa pyritään toimimaan niin ympäristöystävällisesti kuin mahdollista. Olemme mm. mukana JYY:n ympäristömerkkikisassa. Seuraavat ympäristöseikat tulee myös ottaa huomioon tapahtumia järjestettäessä, niin maailma pelastuu!

•Tapahtumiin ostettavien elintarvikkeiden on oltava mahdollisuuksien mukaan kotimaisia, lähellä tuotettuja luomutuotteita tai reilun kaupan tuotteita.

•Tapahtumissa käytetään vain kestoastioita, joita voi tarvittaessa vuokrata ympäristövaliokunnalta.

•Tapahtumiin kuljetaan ja tapahtumissa liikutaan ensisijaisesti jalan, polkupyörällä tai muuten motorisoimattomasti ja pidemmät matkat kuljetaan ensisijaisesti julkisilla kulkuneuvoilla tai kimppakyydeillä.

Tarvittaessa tarkempia ohjeita ja neuvoja saa JOPA:n ympäristövastaavalta sekä opiskelijan ympäristöoppaasta.